Jaqueline Ribeiro Marques

• Recepción y registro de facturas y documentación contable.
• Atención a las consultas de clientes a través de las diferentes herramientas de comunicación.
• Realización de tareas administrativas generales.
• Control y gestión de compras y stock de materiales y suministros.
• Elaboración y seguimiento de facturas y albaranes.
• Gestión de contratos, nóminas y seguros sociales de empleados.
• Redacción y envío de correspondencia y comunicaciones internas.
• Gestión de agenda y programación de citas y reuniones.
• Gestión de agendas y citas, y actualización del calendario.
• Elaboración y actualización de procedimientos y manuales internos.
• Apoyo en la preparación de reuniones y eventos corporativos.
• Control y actualización de bases de datos y registros.
• Gestión y seguimiento de incidencias y reclamaciones.
• Coordinación y comunicación con otros departamentos internos.
• Coordinación y seguimiento de envíos y entregas de mercancías.
• Apoyo en la implementación de sistemas de calidad y mejora continua.
• Elaboración de informes y presentaciones para la dirección.
• Control y seguimiento de cobros y pagos a proveedores.
• Solicitud de datos y verificación de la información recibida.
• Organización y supervisión de tareas y equipos de trabajo.
• Apoyo en la selección y contratación de personal.
• Atención telefónica y presencial a clientes y proveedores.
• Elaboración y seguimiento de presupuestos y pedidos.
• Apoyo en la coordinación de eventos corporativos.
• Gestión y organización de archivos y documentos administrativos.
• Control y seguimiento de inventario y material de oficina.
• Elaboración de reportes e informes internos.
• Elaboración y seguimiento de presupuestos y planes de negocio.
• Colaboración en la selección de personal.
• Atención y filtrado de llamadas telefónicas.
• Realización de gestiones administrativas con organismos públicos y privados.
• Mantenimiento y actualización de la página web y redes sociales.

 • Seguimiento de operaciones y procesos internos.
• Apoyo en proyectos especiales asignados por el superior.
• Soporte administrativo a otras áreas de la empresa.
• Manejo de la caja chica.
• Registro de información y actualización del archivo.
• Mantenimiento y actualización de bases de datos empresariales.
• Redacción de correos, correspondencia y comunicaciones exteriores.
• Atención de llamadas telefónicas y derivación a la persona adecuada.
• Gestión de preparativos para viajes de negocios, como reservas de hotel y pasajes.
• Digitalización de documentación física y creación de copias de seguridad.
• Archivo y organización de documentos físicos y digitales.
• Toma de minutas durante las reuniones y posterior transcripción.
• Organización de la agenda de reuniones, viajes y eventos.
• Reserva de salas y gestión de preparativos para reuniones.
• Actualización de los sistemas y bases de datos de la oficina.
• Transcripción, redacción y administración de documentos.
• Realización del inventario y pedido de los artículos de uso diario en la oficina.

Secretariado executivo