Asistente de Operaciones, Logística y Bodega 1. Id - Santiago - Tecnodata Ltda

Descripción

FORMAL DEL CARGO
Asistente de Operaciones, Logística y Bodega
Solo pueden postular hombres por un tema de cargas.

• Identificación del cargo Nombre del cargo: Asistente de Operaciones, Logística y

Bodega Unidad:
Operaciones Dependencia jerárquica: Gerencia de Operaciones / Administración

Modalidad:
Jornada completa – Presencial Lugar de desempeño: O cina de Paseo Bulnes estacion metro Moneda.

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• Propósito del cargo Asegurar la correcta ejecución de los procesos operativos, logísticos y administrativos relacionados con la preparación de pedidos, control de inventarios, recepción de mercaderías, gestión de despachos y atención de clientes, garantizando la continuidad operativa y el cumplimiento de los estándares internos de calidad, tiempos y control documental.
• Responsabilidades principales

3.1. Gestión de pedidos y despacho

• Preparar, completar y cargar todos los pedidos destinados a bodega externa y coordinar su documentación asociada.
• Ingresar pedidos en plataformas de despacho (BlueExpress, Chilexpress, Mercado Libre) y verificar su correcta transmisión.
• Revisar y otorgar V°B° a los pedidos preparados por bodega interna.
• Embalar, reempacar y preparar kits o inner boxes conforme a especificaciones.
• Entregar pedidos en oficina y procesar pagos en efectivo o tarjeta.
• Realizar despachos presenciales a couriers, clientes corporativos y usuarios finales.

3.2. Seguimiento, control y atención de clientes

• Realizar seguimiento integral de todos los pedidos generados, tanto internos como externos, manteniendo registro de estados y fechas de entrega.
• Contactar a clientes para coordinar entregas y resolver incidencias.
• Gestionar reclamos y problemas de despacho, proporcionando soluciones oportunas y manteniendo comunicación efectiva.

3.3. Administración de inventarios y bodegas

• Ejecutar el control de inventarios de bodega interna y bodega externa.
• Verificar stock disponible, números de lote y fechas de vencimiento de los productos.
• Notificar oportunamente vencimientos próximos (6 meses) para procedimientos de rotación o descuentos.
• Ingresar a sistema (Defontana, CRM Impulsa, WMS Enfasys) todas las entradas y salidas de productos.
• Identificar quiebres de stock, mermas o faltantes, proponiendo medidas correctivas o solicitudes de importación.
• Recibir, revisar y registrar la mercadería proveniente de importaciones, verificando cantidades, estado y documentos asociados.

3.4. Gestión administrativa y comercial

• Atender solicitudes de venta ingresadas vía WhatsApp, correo electrónico o llamadas telefónicas.
• Actualizar y administrar información de clientes, prospectos, productos y ventas dentro del CRM corporativo.
• Mantener la gestión operativa de la plataforma Mercado Libre, incluidos stock, envíos y publicaciones.
• Elaborar y emitir etiquetas de despacho según requerimientos de distintas áreas.
• Gestionar la documentación de importación y coordinar su entrega al agente de aduanas.

3.5. Apoyo interno y tareas complementarias

• Colaborar con labores de logística interna y apoyo a bodega (junior).
• Apoyar al área de Servicio Técnico cuando sea solicitado.
• Atender requerimientos internos de Gerencia y personal administrativo.
• Mantener el orden, limpieza y cumplimiento de normas de seguridad en las áreas a cargo.

3.6. Gestión de Comercio Exterior e Importaciones

El cargo incluye la responsabilidad directa sobre las actividades operativas y administrativas asociadas a los procesos de importación, comercio exterior, recepción de mercaderías internacionales y coordinación logística con agentes externos.

Entre sus funciones se incluyen:
a. Coordinación de importaciones

• Supervisar y coordinar todas las etapas del proceso de importación, desde la compra a proveedores internacionales hasta la llegada de la carga al país.
• Mantener contacto permanente con proveedores extranjeros, agentes logísticos, forwarders, compañías de transporte internacional y operadores de carga aérea o marítima.
• Gestionar las cotizaciones de fletes internacionales, comparando alternativas, tiempos de tránsito, tarifas y condiciones de transporte.

b. Gestión documental y relación con el agente de aduanas

• Preparar, enviar y gestionar toda la documentación requerida por el despachador de aduana, incluyendo facturas comerciales, packing lists, certificados de origen, MSDS, licencias u otros documentos según corresponda.
• Coordinar con el agente de aduanas la revisión, validación y liberación de las cargas.
• Hacer seguimiento al estado de los trámites aduaneros hasta su levante final.
• Mantener archivo y trazabilidad de los documentos del proceso de importación para auditoría o requerimientos internos.

c. Coordinación logística local de recepción

• Coordinar el retiro de la carga desde aeropuerto, puerto o depósito aduanero, gestionando transporte, tiempos y documentación asociada.
• Verificar que el transporte contratado cumpla condiciones adecuadas para el traslado seguro de la mercadería.
• Supervisar el arribo de los productos a bodega interna o bodega externa, asegurando el cumplimiento de plazos y registros.

d. Recepción y verificación de la mercadería importada

• Recibir formalmente las importaciones, revisando cantidades, estado físico de los productos, condición de embalaje y eventuales daños o inconsistencias.
• Registrar la mercadería en el sistema correspondiente (Defontana / CRM ).
• Identificar diferencias con documentos de origen y reportar incidencias, faltantes, daños, mermas o desajustes de inventario.
• Realizar el etiquetado inicial, codificación y asignación de lotes según los procedimientos internos.

e. Control y análisis de costos logísticos

• Registrar y controlar los gastos asociados al proceso (flete internacional, transporte local, almacenaje, aforos, gastos de aduana).
• Apoyar la elaboración de informes de costos de importación y análisis comparativos por proveedor o ruta logística.
• Monitorear y proponer mejoras en costos, tiempos de tránsito y eficiencia del proceso.

f. Comunicación interna

• Informar oportunamente a Gerencia y a las áreas involucradas (Ventas, Administración, Servicio Técnico, Bodega) sobre fechas estimadas de llegada, liberación de productos y disponibilidad de stock.
• Mantener un registro actualizado del estado de cada importación, poniendo a disposición reportes semanales o según solicitud.
• Competencias requeridas

4.1. Técnicas

• Manejo de sistemas de gestión y facturación: Defontana, CRM y el que consideren incorporar.
• Uso competente de herramientas de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook).
• Conocimiento en procesos logísticos, almacenamiento, control de inventarios y distribución.
• Experiencia en recepción de mercaderías, verificación de documentos y manejo de couriers. 4.2. Conductuales
• Alto grado de responsabilidad, orden y atención al detalle.
• Proactividad y disposición al aprendizaje continuo.
• Capacidad para trabajar bajo presión y cumplir plazos exigentes.
• Excelentes competencias de comunicación y orientación al cliente.
• Capacidad de trabajo en equipo, colaboración y apoyo transversal. Tener personalidad para proponer cambios e ideas prop
• Requisitos del cargo
• Experiencia mínima de 2–4 años en logística, bodega, distribución o áreas afines.
• Disponibilidad para realizar tareas físicas asociadas al manejo de cajas o productos.
• Disponibilidad para trabajo 100% presencial.
• Deseable experiencia con procesos de importación y coordinación con agentes de aduana.
• Deseable experiencia con productos tecnológicos, industriales o relacionados al sector salud.
• Indicadores de desempeño (KPI)
• Exactitud en preparación de pedidos.
• Cumplimiento de tiempos de despacho comprometidos.
• Control de inventarios sin diferencias significativas.
• Nivel de satisfacción de clientes atendidos (externos e internos).
• Actualización oportuna de sistemas (Defontana, CRM).
• Reducción de incidencias en entregas y reclamos asociados.
• Condiciones generales del cargo
• Jornada laboral conforme a normativa vigente.
• Trabajo presencial en dependencias de oficina y bodega.
• Uso obligatorio de equipos y sistemas definidos por la empresa.
• Cumplimiento estricto de las normas de seguridad, operación e integridad documental.