Asistente de Gerencia - Santiago de Chile - Remaco SA

Descripción

• Formación Técnico Profesional acorde a la posición (Mínimo 5 semestres académicos).
• Al menos Dos (2) años de experiência en cargo y/o funciones similares.
• Inglés básicointermedio deseable.
• Técnicas de archivo.
• Residencia en Santiago
• Documentos al día.
• Experiência y Dominio de Microsoft Office a niel intermedio especialmente Word, Power Point y Excel.
• Rápida y ágil
• Buena disposición
• Excelente redacción.
• Puntual y comprometida con los plazos.
• Ordenada y proactiva.
• En resumen una persona con motor propio, capacidad de autoexigencia y consiente de que se requiere su apoyo permanente a los miembros del equipo para ayudarlos y descongestionarlos.

• Atención al Público, recibir y atender visitas, clientes y demás personas que lleguen a la oficina.
• Recibir llamadas, correspondencia, mail y gestionar.
• Tomar nota de quien llama, nombre número etc y nota de los mensajes. Para informar.
• Herramienta Whastapp internos y/o clientes, tomar nota y acciones según corresponda.
• Redactar documentos a solicitud (cartas, reportes, propuestas, y otros) de uso interno o para receptores externos.
• Preparar presentaciones en Power Point que sean solicitadas por las gerencias.
• Preparar planillas en Excel con data que se requiera
• Realizar llamadas a clientes o potenciales clientes solicitando reunión comercial, de seguimiento y otras.
• Mantener al día las carpetas de proyectos.
• Mantener al día las carpetas de clientes o prospectos.
• Gestionar activamente como responsable apoyando a operaciones de las cotizaciones de soporte o mantenimientos, responsable del envió, obtención de las OC y cierre facturación.
• Mantener al día la documentación de sitios como Chile Compras, Metro y otras instituciones para poder participar en la licitaciones.

• Recibir documentos, materiales, insumos etcRealizar control e ingreso
• Realizar cálculos elementales propios de la actividad
• Informar todo lo relativo a los sucesos de la oficina.

• Estar al pendiente de la tramitación de servicios y compras.
• Realizar pedidos y mantener stock disponible en insumos de oficina, agua, café, aseo u otros servicios requeridos, realizando su respectivo seguimiento y garantizando su cumplimiento o entrega y stock.
• Manejo y rendición de caja chica.
• Recepción, control y gestión de los pagos de facturas a proveedores o Boletas honorarios.
• Llevar el control al dia del inventario equipos de productos en Excel u otro medio.
• Abrir carpetas de importación y exportación archivando la documentación de cada operación de comercio exterior.
• Reserva de pasajes, alojamiento y recursos adicionales de viaje cuando se requiera.
• Revisar el registro de asistencia de los colaboradores y/o eventos de atrasos o fallas
• Elaborar y mantener documentación de trabajadores en carpeta. (contratos, anexos contrato, solicitud finiquitos, registro vacaciones, permisos, carpeta actualizada y otros).
• Revisión del consumo de minutos en celular del plan empresa y llevar un control de los celulares entregados a los empleados y su buen estado. Al finiquitar algún empleado este debe entregar el equipo.
• Mantener atractivo el diario mural con noticas y novedades. Informar permanentemente al equipo de convenios, descuentos beneficios de la caja Los Andes, Mutual o cualquier cosa que puede ser beneficiosa al personal,
• Llevar la relación con la administración del edificio en términos de cobros gastos comunes, servicio de aseo de la oficina y otros.
• Llevar un registro y tener interacción con los conductores de las camionetas para un mantención oportuna según especificación del fabricante. Mantenciones, revisiones técnicas, patentes seguros etc
• Llevar la relación con el Seguro de las camionetas y gestionar el envió al taller en coordinación con Jefe de Operaciones ( reparaciones, mantenciones, etc.).
• Coordinar la logística requerida para realizar en forma completa eventos sociales de la empresa, donde corresponda para fiesta fin de año, fiestas patrias, celebración de cumpleaños, etc.
• Pagar TAG de las autopistas y descargar el detalle de las pasadas por los pórticos.
• Realizar la cobranza facturas.
• Rentar vehículos a proveedores de la Compañía para uso de clientes internos, cuando exista tal requerimiento.
• Recibir licencias médicas de trabajadores y gestionarlas. Modificaciones de contratos, contratos nuevos y todo lo relativo a la documentación de RRHH.
• Recibir facturas, guías de despacho u otros documentos, con el objetivo final de registrar su recibo y entregarlos al área correspondiente.
• Revisión semestral de los elementos de Protecc