Project Secretary - Santiago de Chile - Ausenco

Ausenco

Empresa verificada

Santiago de Chile

hace 1 semana

Publicado por:

Valentina Hurtado

beBee Recruiter

Descripción

Project Secretary

-

(

AUS0007KY

)
Si eres como nosotros, no tienes demasiado tiempo para la forma como siempre se han hecho las cosas.

Ausenco es una compañía global que está redefiniendo lo que es posible.

Nuestro equipo está basado en 26 oficinas en 14 países, con proyectos en más de 80 ubicaciones en todo el planeta.

Con nuestra profunda expertise técnica más un registro de 30 años rompiendo esquemas, entregamos soluciones innovadoras a través de estudios de consultoría de alto valor agregado; ejecución de proyectos; operación de activos y optimización de mantenimiento a los sectores de minería & metales; energía e industrias.

Actualmente nos encontramos reclutando un
Project Secretary, para trabajar con nuestro equipo.

Acerca del rol

Capacidad para gestionar, organizar, planificar, atender y realizar tareas administrativas de soporte y apoyo a proyectos.
Gestionar y programar las agendas de trabajo para reuniones o talleres (presenciales o virtuales) para contribuir con el uso adecuado del tiempo de los equipos de proyecto.
Coordinar y organizar las actividades logísticas relacionadas a la movilización del equipo (viajes nacionales e internacionales, alojamiento y traslados), coordinación de inducciones, exámenes médicos, seguros, equipo de protección personal, transporte, hospedaje, viáticos, etc., según los procedimientos internos para asegurar el cumplimiento de los cronogramas de trabajo del equipo según los estándares de Ausenco.
Realizar, emitir y dar seguimiento a minutas de reunión, registro de acuerdos, compromisos y necesidades del proyecto acordadas en reuniones internas y/o con el cliente.
Coordinar con el equipo técnico y/o Project Manager y realizar el requerimiento al área de procurement para la cotización y compra de bienes y servicios en base al procedimiento y realizar seguimiento hasta el cierre del proceso.
Coordinar y preparar antecedentes para acreditaciones en plataformas y/o auditorías laborales.
Ejecutar las actividades de control documentario y emisión de cartas y minutas, de acuerdo con los procedimientos de control documentario de Ausenco; con el objetivo de mantener orden, registro y fácil acceso de la documentación empresarial y de proyecto.
Editar, formatear, documentación técnica y administrativa (informes, presentaciones, cartas, minutas, etc.) según los lineamientos internos, para asegurar que los documentos sean enviados correctamente.
Asistencia a reuniones, toma de minutas nternas y con clientes y su posterior emisión.
Gestión de reuniones, capacitaciones, team builldings, etc. de los equipos de trabajo.
Coordinación de servicios de catering, cafetería, reserva de salas, puestos de trabajo para reuniones internas, con clientes y eventos del proyecto.

Acerca de ti

Estudios concluidos en Administración, Administración Hotelera, Secretariado, comunicaciones, Ingeniería Industrial o afines.
5 años de experiência en posiciones similares en rubro de consultoría, minería, preferiblemente en un entorno técnico y de soporte de proyectos.
Detalle de antecedentes de experiência laboral requerido.
Familiarizado con coordinaciones logísticas para viajes y/o eventos institucionales.
Deseable tener conocimientos en Oracle, SDX o equivalentes.
Manejo de aplicaciones de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, One Note, Outlook, M.Teams)
Idioma Inglés: nível intermedio a avanzado.
Alta capacidad organizativa, proactiva y colaborativa.

Trabajar para Ausenco significa que no te conformarás con el statu quo - serás parte de una organización culturalmente diversa y con la mente puesta en el futuro.

Esperamos que nuestra gente entregue resultados sobresalientes y te daremos rienda suelta para encontrar la mejor manera para tus clientes y grupos de interés.

Si resultas seleccionado recibirás una compensación competitiva y la oportunidad de crecer y desarrollar tu carrera, construyendo tus habilidades dentro de nuestro equipo.

Fuerza Laboral Diversa e Inclusiva Como compañía global creemos en la diversidad y la impulsamos en su sentido más amplio -género, edad, experiência, nacionalidad, etnia, idioma, religión, educación, discapacidad, habilidades, estilos de trabajo y dónde te encuentras ubicado. Nuestro ambiente de trabajo se basa en la confianza y el respeto por los derechos y las oportunidades de todos los individuos.

Primary Location:
CL-CL-Santiago

Job Posting:
Feb 13, 2023