Commercial Assistant - Santiago de Chile - Hitachi Energy

Hitachi Energy

Empresa verificada

Santiago de Chile

hace 1 semana

Publicado por:

Valentina Hurtado

beBee Recruiter

Descripción

Misión:

Dar apoyo administrativo y operativo a la División o Divisiones asignadas, a fin de lograr que se cumplan todas las labores que involucren personal y procesos propios de la División.

Responsabilidades:

Realizar labores secretariales necesarias (contestar llamadas, direccionar llamadas, redacción de cartas, organización y manejo de archivo, entre otras) para lograr un adecuado funcionamiento operativo de la División, así como lograr una adecuada percepción por parte de los clientes.
Apoyar a las personas de la división en diferentes tareas operativas y administrativas que se requieran para llevar a cabo su labor.
Apoyo asistencial, administrativo y operativo al Gerente General y Comercial, buscando ser un apoyo administrativo adecuado para el desarrollo de sus labores como Gerente.
Velar por un adecuado manejo y custodia de los elementos comunes en la división (papelería, impresoras, elementos de video, entre otros).
Apoyar a las personas de la División en el desarrollo de la logística de eventos (capacitaciones, visitas, congresos, reuniones, etc) relacionados con el negocio. Apoyo a las personas de la División en la logística de los viajes relacionados con la labor ue desempeñan, asi como apoyo en la legalización de estos de acuerdo a las normas establecidas por Hitachi.
Atención y servicio al cliente. Manejo de portales de compra de clientes y su derivación interna.
Manejo de archivo, manejo de KPI's en SaleForce.
Envío, recepción y distribución de correspondencia del personal de la División
Elaboración de actas de reuniones, informes y seguimiento de procesos.
Negociación, selección y evaluación de proveedores para suministro de productos y servicios.
Elaboración y seguimiento de contratos para el suministro de servicios a la compañía (econtracts).
Elaboración y seguimiento de Órdenes de Compra
Manejo de inventarios de papelería y publicidad disponible para la División.
Elaboración de guías manuales de transporte.
Compra de pliegos para licitaciones.
Tramitación y legalización de Anticipos para personal de la División.
Legalización de viajes correspondientes a la Gerencias de BU de la División
Direccionamiento de facturas para pago según centros de costo
Apoyo logístico y administrativo al personal nuevo, asesoría sobre los procesos durante su periodo de empalme en la compañía.
Solicitud de reservas hoteleras, tiquetes y coordinación de transporte para el personal visitante o que ingresa a la División.
Coordinación de eventos de carácter lúdico (celebración de cumpleaños, integraciones, étc).
Coordinación logística y administrativa de eventos corporativos (capacitaciones, visitas, congresos, reuniones, etc.) correspondientes a las diferentes unidades de negocio.
Seguimiento y control de viajes en flujo de aprobaciones

Requisitos:

Profesional en Carreras administrativas o económicas.
Experiência mínima de 2 años en labores administrativas, secretariales y de servicio al cliente, preferiblemente en empresas medianas y grandes.
Ingles intermedio
Experiência y manejo de herramientas de office (Excel, World, Power P, Acces, etc.)
Conocimiento básico de Comercio Exterior
Manejo de Salesforce (deseable)

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