Secretaria(o) de Dirección, Dirección de Finanzas - Santiago de Chile - Universidad de Chile - VAEGI

Universidad de Chile - VAEGI

Empresa verificada

Santiago de Chile

hace 1 semana

Publicado por:

Valentina Hurtado

beBee Recruiter

Descripción

La Dirección de Finanzas y Administración Patrimonial perteneciente a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional, invita a postular al proceso de selección para el cargo de Secretaria(o) de Dirección.

El objetivo del cargo es:

Apoyar al Director(a), desarrollando todo aquel trabajo de secretariado y apoyo administrativo que sea necesario para el buen funcionamiento de la Dirección y Unidades dependientes.

Las principales funciones son:

Redactar, escribir y revisar todo tipo de documentos y correspondencia que deba firmar y le encomiende el Director(a).
Entablar sistema de comunicación entre los organismos universitarios y al interior de la Dirección, sobre diferentes instrucciones e indicaciones que se deban adoptar como mecanismos de funcionamiento.
Manejo de agenda y coordinación de reuniones, internas y externas.
Ejecutar la tramitación interna de la documentación (distribución, vistos buenos, firmas y otros) según procedimientos establecidos.
Mantener un sistema de registro y conservación de la documentación manejo y control de archivo

- que ingresa y se despacha en la Dirección.

Registro y distribución diaria de la correspondencia a través de las plataformas tecnológicas y manuales disponibles de la Dirección.
Atender público en forma personal y telefónica y entregar la información adecuada y correspondiente que le sea solicitada.
Manejo, a nível comprador, de la plataforma Mercado Público, a través de la cual se hacen las adquisiciones.
Mantener y administrar stock de materiales para el funcionamiento de la Dirección controlar y/o supervisar su asignación y distribución.
Controlar y coordinar el uso de recursos financieros por fondo fijo a rendir (caja chica), según procedimiento definido.
Asignar labores a Junior/Asistente en la distribución de documentos y otros trámites que se deban realizar a nível interno y externo.
Coordinar y/o asignar trabajos de secretariado y de apoyo administrativo a secretarias y/o Junior/Asistente de la Dirección.
Coordinar y facilitar situaciones entre la jefatura y funcionarios, ya sea de información como de medidas adoptadas por casos especiales que sucedan.

Requisitos del cargo:
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Formación:Técnico de nível superior en Secretariado Administrativo, Asistente ejecutiva/gerencial, Secretariado ejecutivo o afín.

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Capacitaciones:

Sistema Mercado Público (Clave/ Comprador Acreditado nível básico).
Atención al Cliente (solicitar certificado capacitación).

-
Software:

ERP SAP Módulo Compras.
MS Office (Word, Excel) intermedio.

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Conocimientos:

Sistema Mercado Público Compra Ágil y Trato Directo.
Expresión oral y escrita (redacción y ortografía) (evaluar en Word).
Administración, control y rendición Fondo Fijo (Caja Chica).

-
Experiência general:

Desde 5 años en cargo similar.
Experiência en instituciones de educación superior y/o publicas

Condiciones del cargo:

Lugar de trabajo: Santiago, Campus Andres Bello.
Calidad jurídica contratacion: Contrata
Jornada: 44 horas, distribuidas de lunes a jueves de 9:00 a 18:15 y viernes de 9:00 a 16:00.
Remuneración: $ alcance liquido aproximado)

REQUISITOS Estudios mínimos:
Técnico profesional superior Carreras: Asistente Ejecutivo, Secretariado, Secretariado Bilingue Requisitos Minimos:

Formación:

Técnico de nível superior en Secretariado Administrativo, Asistente ejecutiva/gerencial, Secretariado ejecutivo o afín.

Capacitaciones:

Sistema Mercado Público (Clave/ Comprador Acreditado nível básico).
Atención al Cliente (solicitar certificado capacitación).

Software:

ERP SAP Módulo Compras (desarrollable)
MS Office (Word, Excel) intermedio.

Conocimientos:

Sistema Mercado Público Compra Ágil y Trato Directo.
Expresión oral y escrita (redacción y ortografía) (evaluar en Word).
Administración, control y rendición Fondo Fijo (Caja Chica).
Conocimiento de sistemas de gestión documental, para la generación y seguimiento de documentación institucional.
Estructura orgánica y funcional de la Universidad.
Estatuto Administrativo.
Decretos, Reglamentos Internos y Manuales de Procedimientos asociados a la Dirección.
Conocimientos administrativos de gestión universitaria.

Experiência general: